מטרה:
מדיניות זו באה להבטיח טיפול עקבי והוגן של אנשים הנדרשים לנסוע לחו"ל כנציגי עמותת ויקימדיה ישראל, ותחול אך ורק עבור הוצאות שנעשו במסגרת נסיעות עבודה/ייצוג. המדיניות אינה חלה על מלגאים מטעם העמותה (כגון ויקימניה) או מטיילים אשר הוצאותיהם משולמות על-ידי ארגון אחר  או על-ידי הנוסע עצמו.

 

עקרונות מנחים:
הנוסעים מטעם העמותה יקבלו החזרי הוצאות בגדר הסביר, המבוססים על קצבאות קבועות מראש בנוהל זה.
מצופה מהנוסעים מטעם העמותה להיות חסכניים ויעילים בנוגע להוצאות הנסיעות הממומנות על ידיה.

 

נהלים והנחיות:

• הסדרי נסיעות כללי: כל הנסיעות (אוויר, רכב, השכרת רכב ולינה) כולל שינויים וביטולים דורשים אישור מראש של יו"ר הוועד או מנהלת הפעילות.
• טיסות: בעת ביצוע ההזמנות, יש לבחור בתעריף הטיסה הזול ביותר. על הנוסעים להשתמש אך ורק במחלקת תיירים.
• נסיעה ברכבת: התקן הוא מחלקת תיירים.
• השכרת רכב: רק במקרים חריגים באישור יו"ר הוועד במידה והכרחית לביצוע הנסיעה או באם מדובר במספר נוסעים יחד. בכל מקרה אחר ישתמשו הנוסעים בתחבורה ציבורית.
• לינה: לינה סבירה (חדר עם מקלחת ושירותים פרטיים) תינתן לכל נוסע. במידת האפשר ישולבו נוסעים 2 בחדר, אך לא יותר מכך. במידה והנוסע בוחר למצוא סידורי לינה עצמאית (כגון לינה אצל מתנדב אחר או משפחה) הוא יכול לדרוש 30 דולר ללילה כסיוע. קבלות כנגד סכום זה אינן נדרשות.
• בהתאם לתקנות מס הכנסה הישראלי, לילה שמיני ומעלה  בעלות של יותר מ-114 דולר לילה תהיה בכפוף לאישור הוועד (142.5$ במדינות המאושרות)
• תחבורה מקומית: העמותה מוכנה להחזר הוצאות כנגד קבלות על מוניות באם הדבר הכרחי, אך מעודדת שימוש בתחבורה ציבורית או כל אמצעי זול יותר.
• הקצאות והוצאות נלוות אחרות: על הנוסעים להגיש קבלות בפועל על הארוחות שלא מומנו בנסיעה (לא יינתן לדוגמא החזר על ארוחות בוקר/צהריים/ערב באם הכנס או המלון כללו כאלה).

גובה ההחזר בעבור ארוחות יהיה עד 75% מתעריפי מחלקת המדינה האמריקאית (עד נובמבר 2017 היה גובה ההחזר עד 50%)

(http://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp).

 

פירוט חלוקות הארוחות מהתעריף הכולל יהיה כלהלן:

6. 6. • ארוחת בוקר 20%
      • ארוחת צהריים 30%
      • ארוחת ערב 50%

לדוגמא: בשנת 2013, התעריף הסטנדרטי (M & IE Rate) בברלין הוא 117 דולרים, החישוב לצרכי העמותה מכאן הוא 58.5$ (50%). הרכב הארוחות אם כך הוא 11.7$ לארוחת בוקר, 17.55$ לארוחת צהריים ועד 29.25$ לארוחת ערב.
בהתאם לתקנות מס הכנסה, בכל מקרה לא יעלו ההחזרים על 73$ ליום, ובמדינות בעלות אישור מס מורחב יעמוד סף ההחזר היומי על 91.25$.

 

• הוצאות נוספות אפשריות המוכרות במסגרת הנסיעה:
  • עלויות אינטרנט סבירות
  • ביטוח נסיעות עסקי
  • חיובים עבור טלפון עסקי
  • עלויות בפועל של רכישת ויזות, חיסונים, צילומי תעודות לידה והמרות למטבע חוץ.
  • מטען עודף עקב הבאת חומרים הקשורים לעמותה
  • סכומי תשר סבירים עבור מסעדות ומוניות
  • אגרה ודמי חנייה.
• הוצאות נוספות עליהן לא יינתנו החזרים
  • הוצאות טיפול בחיות מחמד
  • כיסוי ביטוח לכלי רכב בבעלות פרטית
  • הוצאות עבור תיקונים של כלי רכב בבעלות פרטית
  • הוצאות הקשורות לנזקים למכוניות שכורות שאינן מבוטחות וכלי רכב בבעלות פרטית
  • חיובי ריבית המוטלות על חשבוניות או כרטיס אשראי.
  • הוצאות מספרה, מוצרי טיפוח, דמי חדר כושר, מרשמים ותרופות ללא מרשם.
  • הוצאות צפייה בתשלום ושירותי מיני בר בחדר בית המלון.
  • הוצאות הקשורות לפריטים שאבדו או נגנבו.
  • דמי כספומט.
  • שיחות טלפון אישיות

 

 

שילוב נסיעות אישיות
נציגי העמותה רשאים מפעם לפעם, לשלב נסיעות אישיות כחלק מנסיעות העבודה, במידה ואין עלות נוספת עבור העמותה. במהלך השהות האישית לא יינתנו החזרים כלשהם.
במידה והנוסע בחר במסלול לא ישיר או עוקף, למטרה שאינה פעילות העמותה או הכינוס, ההחזר יינתן עפ"י העלות בפועל, או עבור העלות שהיתה אמורה להיות לו היה נוסע במסלול הישיר ובאמצעי התחבורה החסכוני ביותר.

 

דוחות הוצאות על הנסיעה:
כל נסיעה של מתנדב/עובד תתועד ב"תיק נסיעה" (להורדת הטופס) ע"פ הנדרש בחוק אשר יכלול דיווח מלא על מטרתה של הנסיעה, תאריך הנסיעה והיעד וכלל ההוצאות במהלך הנסיעה. הדוח ייחתם על ידי העובד / המתנדב ויאושר על ידי מורשי החתימה.
העמותה מצפה מהנוסעים מטעמה ובשליחותה לנהוג בתום לב ולעשות מאמץ לשמור ולאסוף קבלות. במידה ואלה הלכו לאיבוד, ניתן להראות חיובי אשראי כאלטרנטיבה. אך העמותה רואה באיסוף הקבלות ומילויי דוחות על ההוצאות, הדרך הטובה ביותר לתעד את הנדרש.

החזרים ינתנו לפי השער היציג של המטבע הרלוונטי באותו יום בו הופקה הקבלה/חשבונית.

 

מדינות בהם מאושר סף הוצאה גבוה:
אוסטריה, אוסטרליה, איטליה, איסלנד, אירלנד, אנגולה, בלגיה, גרמניה, דובאי, דנמרק, הולנד, הונג קונג, הממלכה המאוחדת (בריטניה), טיוואן, יוון, יפן, לוקסמבורג, נורווגיה, ספרד, עומאן, פינלנד, צרפת, קאטר, קוריאה, קמרון, קנדה, שבדיה, שוויץ.