על חברי הוועד המנהל מוטלת אחריות "לפעול לטובת העמותה במסגרת מטרותיה ובהתאם לתקנון ולהחלטות האסיפה הכללית" (סעיף 27 לחוק העמותות).

בהתאם לפסיקת בתי המשפט, על חברי הוועד מוטלת חובת האמון, הזהירות והמיומנות לפעול לטובת העמותה ובכלל זה, להגשמת מטרותיה. עליהם לבצע פעולות המשרתות את האינטרסים של העמותה ולא אינטרסים אישיים.

 

באחריותו של כל חבר ועד וחבר ועדת הביקורת לוודא כי אינו נמצא בניגוד עניינים. ניגוד עניינים יתרחש כאשר על חבר ועד לקבל החלטה הקשורה בעמותה, כאשר לחבר הוועד עניין נוסף בהחלטה זו מלבד טובת העמותה.

 

במידה וקיים חשש לניגוד עניינים, באחריות חבר הוועד ליידע בהקדם את שאר חברי הוועד וועדת הביקורת לגבי החשש. חשש לניגוד עניינים יתקיים, למשל, במקרים בהם העמותה מקיימת קשר או מתכוונת לקיים קשר עם גוף שבו עובד או עבד בעבר חבר ועד, מוסד בו לומד חבר ועד, עסק בו שותף חבר ועד או בן משפחתו, עמותה בה מתנדב חבר ועד, כולל גופים אחרים בתנועת ויקימדיה, וכדומה.

 

באחריות הוועד המנהל להעריך את מידת החשש ואת היקף ניגוד העניינים ועל פי הצורך לפעול למניעתו, למשל באמצעות המנעות חבר הוועד מהשתתפות בקבלת החלטות או ביצוען, בהצבעה או בדיון ספציפי, המנעות מקיום קשר של העמותה עם הגוף הרלוונטי וכדומה בהתאם לנסיבות העניין.

 

באחריות מנכ"לית העמותה לוודא כי עובדי העמותה אינם נמצאים בניגוד עניינים, ובמידה וקיים חשש לניגוד עניינים לדווח על כך לוועד המנהל.

 

באופן פרטני:

 

– חבר ועד לא יקבל שכר, תגמול או פרס מהעמותה, פרט להחזר הוצאות. החזר ההוצאות יהיה בהתאם לנהלים החלים על שאר חברי העמותה.

 

– חבר ועד או עובד העמותה לא יקבלו שכר מגופים אחרים בתנועת ויקימדיה, פרט למענק פרטני מקרן ויקימדיה ובהנתן שיידע על כך את שאר חברי הוועד המנהל.

 

– חבר ועד לא יקבל שכר עבור עריכה או יעוץ לעריכה במיזמי ויקימדיה, או עבור יעוץ כלשהו בכל הנוגע לוויקימדיה. עובד העמותה לא יקבל שכר עבור הנ"ל אלא במסגרת עבודתו בעמותה.

 

– קרבה משפחתית בין חברי ועד, חברי ועדת הביקורת ועובדי העמותה תהיה בהתאם לנהלי רשם העמותות בעניין.